Privacyverklaring

Instituut Menz

Adres: Meander 251

Postcode en plaats: 6825MC Arnhem

Land: Nederland

E-mail: info@instituutmenz.nl

Telefoon: 06 40868519
Website: www.instituutmenz.nl

Privacycontactpersoon: Bernd Jansen
E-mail: bernd@instituutmenz.nl
Telefoon: 06 40868519

We verwerken persoonsgegevens wanneer je:

• informatie bij ons aanvraagt (website, e-mail of telefoon);
• je aanmeldt voor een activiteit zoals informatieavond of kennismakingsgesprek;
• deelneemt aan een programma, training, opleiding, traject of begeleiding
• ons inhuren voor in-company of organisatieprogramma’s;
• je inschrijft voor onze nieuwsbrief of een e-learning/online programma.

Welke gegevens kunnen we verwerken?
We beperken ons tot wat nodig is.

Bij informatieaanvraag / nieuwsbrief

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• (optioneel) telefoonnummer

Bij training / retraite / opleiding / coaching

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land)
• Eventueel organisatie/afdeling en functie (bij in-company)
• Eventuele dieetwensen of kamerindeling (alleen bij meerdaagse programmas, en uitsluitend als jij dit zelf verstrekt)
• Administratieve gegevens (betalen/facturen)

Bij certificering (indien van toepassing)

• Datum certificering
• Certificaat- of registratienummer
• Opleidingsvariant/leertraject

Bij e-learning / online programma’s

• Naam, e-mail, inloggegevens (hash), voortgang/resultaten binnen de leeromgeving

Bijzondere en/of gevoelige gegevens

Wij vragen geen medische gegevens of BSN. Mocht dit toch ter sprake komen (bijv. dieetwensen of toegankelijkheid), dan registreren we dit alleen wanneer jij het zel

We verwerken jouw gegevens voor:

• Inschrijving en deelname aan activiteiten (uitvoering van de overeenkomst).
• Communicatie over locatie, tijden, voorbereiding, materiaal en nazorg (uitvoering van de overeenkomst).
• Facturatie en administratie (wettelijke verplichting).
• Certificering en deelname-registratie (uitvoering overeenkomst + gerechtvaardigd belang om later te verifiëren).
• Kwaliteitsbewaking en evaluaties (gerechtvaardigd belang).
• Nieuwsbrief en programma-updates (toestemming; uitschrijven kan altijd).
• Alumni-contact en relevante vervolgprogramma’s (gerechtvaardigd belang; je kunt altijd bezwaar maken).

Toestemming intrekken kan altijd en werkt niet terug voor reeds uitgevoerde verwerkingen.

• Inschrijf- en contactgegevens (zonder deelname): tot 3 jaar na laatste contact.
• Deelname-administratie (training/programma/opleiding/coaching): 3 jaar na afloop.
• Certificering en deelname-registratie: zolang redelijkerwijs nodig (max. 7 jaar), of tot je verwijdering verzoekt, tenzij wet anders voorschrijft.
• Financiële administratie (facturen e.d.): 7 jaar (fiscaal verplicht).
• E-learning accounts: tot 1 jaar na afronding/beëindiging toegang, tenzij eerder verwijderd op verzoek.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft.

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of op grond van wetgeving. Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten.

Voorbeelden van verwerkers

• E-mail/office & cloudopslag: bijv. Microsoft 365 of Google Workspace
• Leeromgeving/e-mailmarketing: bijv. een LMS of mailingplatform
• Aanmeld- en factuursysteem/boekhouding
• Websitehosting en IT-onderhoud

Sommige verwerkers kunnen buiten de EER gevestigd zijn. Dan zorgen we voor passende waarborgen (zoals EU-modelclausules/SCC’s).

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• versleutelde verbindingen (TLS/https);
• up-to-date beveiliging (firewalls/antivirus, MFA waar passend);
  strikt toegangsbeheer (need-to-know);
• minimale gegevensverwerking en periodieke controles.

Vermoed je misbruik of een datalek? Meld dit direct via bernd@instituutmenz.nl.

We nemen geen besluiten met substantiële gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

Opnamen tijdens trainingen, retraites en events

Bij Instituut Menz werken we met aandacht en respect. Soms maken we opnamen van de trainer(s) tijdens lessen – bijvoorbeeld video of audio – zodat deelnemers het materiaal thuis rustig kunnen terugkijken en de leerervaring kunnen verdiepen. We doen dit met grote zorg voor ieders privacy.

Wat we wél doen

• We richten de camera standaard op de trainer en het bord/presentatiemateriaal.
• We vermijden herkenbare beelden van deelnemers.
• Vragen uit de groep nemen we op als dat nodig is voor de inhoud; we proberen daarbij geen deelnemers in beeld te brengen en stemmen te minimaliseren.
• Het lesmateriaal komt alleen in een beveiligde leeromgeving voor deelnemers van de betreffende groep (niet openbaar).
• We hanteren beperkte bewaartermijnen, in lijn met ons privacybeleid.

Wat we níet doen

• We publiceren geen opnamen met deelnemers op openbare kanalen (website, social media) zonder jouw expliciete toestemming.
• We delen geen ruwe opnamen met derden die niet bij de uitvoering betrokken zijn.

Jouw keuzes en rechten

• Wil je zeker niet in beeld? Meld dit vóór of bij aanvang even bij de trainer; we zorgen voor een niet-in-beeld-plek.
• Ben je toch (herkenbaar) in beeld of hoorbaar en wil je dat niet? Laat het ons weten dan verwijderen we dit stukje meteen.

Voor leerdoeleinden vragen we deelnemers die casussen of cliënt-verslagen delen, dit zó te doen dat personen niet te herleiden zijn (namen/rol/branche/leeftijd en andere herkenbare details wijzigen of weglaten).

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar (bij gerechtvaardigd belang) en intrekken van toestemming.
Stuur je verzoek naar bernd@instituutmenz.nl. Ter verificatie kunnen we vragen jezelf te identificeren (met afgeschermde foto/BSN/nummer). We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 4 weken.

Onze website gebruikt functionele en analytische cookies met minimale impact. Voor overige cookies (bijv. marketing) vragen we toestemming via een cookiemelding.

Heb je een vraag of klacht? Neem contact op via bernd@instituutmenz.nl. Komen we er samen niet uit, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Als er iets verandert in onze aanpak of de wet, passen we deze verklaring aan. De meest recente versie staat altijd op onze website, met datum van wijziging.

We vragen alleen wat nodig is, bewaren niet langer dan moet, delen niet zonder reden en geven jou de regie over je gegevens. Zodat jij je bij ons – net als in onze programma’s – met een gerust hart op de inhoud kunt richten.